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Realizar un evento empresarial va mucho más allá que convocar a los colaboradores y reunirlos en un espacio en un día y tiempo específicos y ofrecerles alguna bebida, snack o comida. Cualquier evento corporativo requiere de una planificación estratégica global.

¿Cuál es la importancia de organizar un evento?

Realizar un evento tiene muchas ventajas para todas las partes que lo conforman: empresa, clientes y colaboradores. Veamos algunos de estos beneficios:

– Mejora la cercanía del cliente con la empresa, sus productos y servicios.
– Incentiva el contacto directo entre los integrantes de uno o varios equipos que conforman la empresa.
– Crea experiencias reales para el crecimiento de la empresa.
– Motivan al personal y mejoran el clima laboral.
– Potencia el cierre de negocios y la venta.

A fin de que el evento sea todo un éxito, existen puntos relevantes que no debes pasar por alto. Destacamos los más importantes:

1. Objetivos

¿Por qué quieres organizar un evento? ¿Cuáles son los objetivos, qué resultados esperas durante y después del evento? ¿En qué periodo esperas estos resultados? Estas son algunas de las preguntas que debes hacerte para establecer tus objetivos. Algunos ejemplos de objetivos pueden ser fidelización de tus clientes, presentar un producto, establecer nuevas relaciones con tus distribuidores, destacar el valor de la marca con los colaboradores, etcétera.

2. Plan de acción

Lugar, fecha, hora, cuántas personas piensas convocar, timing, contenido, mensaje a transmitir, recursos técnicos y humanos, decoración, catering. Es importante llevar un checklist de tareas y elementos, con tiempos específicos para llevarlos a cabo. No te olvides de la distribución del presupuesto.

3. Promoción

¿A través de cuáles canales realizarás la convocatoria? Elige entre canales digitales o medios tradicionales. Muchas empresas prefieren las redes sociales (Facebook, Twitter), el envío de correos masivos o secciones especiales en sus sitios web. Éstos métodos, además de utilizarse para lanzar la invitación, también pueden incluir algún save the date o formulario para confirmar la asistencia.

También existen compañías que prefieren enviar invitaciones en físico o bien, combinan ambos métodos.

Una correcta planeación determinará el éxito o fracaso de tu evento, lo cual repercutirá de manera positiva o negativa en tu marca o empresa.